Panduan Tim dalam memahami program GoDigital Journey
“Setiap klien bukan sekadar project, tapi perjalanan yang harus kita jaga dari awal sampai naik level.”
Kenal → Dipahami → Dibimbing → Dijalankan → Dilihat hasilnya → Diajak naik level.
A. Gambaran Alur Klien
| No | Tahap | Aktivitas | Dokumen / Tools | Emosi Klien |
| 1 | Awareness & Edukasi | Buat artikel di website, konten sosmed, video edukasi, dan lead magnet | Identitas Brand Digitaly | Tertarik & Mulai Percaya |
| 2 | Promosi | Marketing via online (organik / iklan) atau via offline (office service), dan Mengisi form prospek | Proposal Umum Program GoDigital | Penasaran & Antusias |
| 3 | Lead Masuk | Meeting Online / Offline, Presentasi Profil Digitaly, Penawaran Audit Digital | Slide Presentasi Profil Digitaly | Nyaman |
| 4 | Audit Sobat Digital | Pengisian form audit atau dengan wawancara langsung | Form Audit Digital / Catatan Wawancara | Didengar |
| 5 | Laporan Audit & Rekomendasi | Laporan hasil dari Audit dan roadmap digital | Berkas Laporan Audit | Paham |
| 6 | Penawaran | Penawaran Kerjasama dengan proposal khusus sesuai hasil dari Audit | Proposal Khusus (Hasil Audit) | Yakin |
| 7 | Deal & Kontrak | Surat Perjanjian Kerjasama & Kirim Invoice | Berkas SPK dan Invoice | Tenang |
| 8 | Onboarding | Penjelasan level Journey, Ekspektasi & timeline, dan Konfirmasi KPI | Berkas GoDigital Jouney | Jelas & Aman |
| 9 | Eksekusi & Progress | Jalankan roadmap level, laporan progress & Refleksi Bulanan | Roadmap setiap level | Tenang & Percaya |
| 10 | Monitoring & Report | Laporan berdasarkan data eksekusi & Menghubungkan hasil dengan campaign bisnis | Berkas Laporan Eksekusi | Bangga |
| 11 | Handover & Closing | Kirim berita acara serah terima (BAST), Sertifikat & Kirim Surat Terima Kasih | Berkas BAST, Sertifikat & Surat Terimakasih | Siap Tumbuh |
| 12 | Relationship & Upscale | Newsletter khusus klien, Update insight bulanan, Penawaran naik level berikutnya, & Referral program | Newsletter & Update Insight mengenai Bisnis | Diperhatikan |
B. Tahapan
1. Awareness & Edukasi
Tahap ini adalah fase di mana calon klien pertama kali mengenal Digitaly. Mereka belum ingin membeli, mereka masih mencari pemahaman.
Di tahap ini, Digitaly hadir sebagai edukator dan teman berpikir, bukan penjual jasa., tapi buat konten:
- Artikel website
- Konten media sosial
- Video edukasi
- Lead magnet (ebook, checklist, dll)
Fokusnya bukan closing, tapi membangun kepercayaan awal.
Tujuan
- Membuat calon klien sadar bahwa mereka punya masalah digital
- Membuat mereka merasa “Digitaly ngerti gue”
- Membangun positioning sebagai sobat transformasi digital
- Menggeser persepsi dari “agensi jualan” menjadi “partner edukatif”
Output Sistem
- Kalender konten edukasi
- Artikel SEO website
- Lead magnet
- Konsistensi identitas brand
KPI yang Bisa Dipantau
- Reach & engagement konten
- Traffic website
- Jumlah form audit masuk
- DM/WA yang masuk
Catatan Penting
- Jangan hard selling
- Jangan pakai bahasa terlalu teknis
- Fokus ke clarity & human touch
- Konten harus menyelesaikan 1 masalah kecil
2. Promosi
Di tahap ini, calon klien sudah mulai tertarik dan ingin tahu lebih jauh.
Bukan lagi murni edukasi, tapi mulai ada arah ke solusi.
Digitaly mulai aktif memperkenalkan program GoDigital Journey melalui:
- Marketing online (organik & ads)
- Aktivasi offline
- Form prospek
Ini bukan lagi murni edukasi, tapi mulai ada arah ke solusi.
Tujuan
- Mengarahkan audiens yang sudah tertarik ke tindakan konkret
- Mengumpulkan data prospek
- Menyaring calon klien yang benar-benar butuh bantuan
Output Sistem
- Proposal Umum Program GoDigital
- Landing page audit
- Form prospek
- Funnel WA/Email
KPI yang Bisa Dipantau
- Jumlah form terisi
- Cost per lead (jika ads)
- Conversion rate dari konten ke form
- Jumlah meeting terjadwal
Catatan Penting
- Jangan terlalu cepat bahas harga
- Pastikan pesan promosi tetap edukatif
- Jangan overpromise hasil
- Semua lead wajib masuk sistem (tidak manual di chat pribadi)
3. Lead Masuk
Tahap ini adalah titik krusial. Calon klien sudah menghubungi Digitaly atau mengisi form dan siap berdiskusi.
Di sini Digitaly harus tampil sebagai:
- Pendengar yang baik
- Konsultan awal
- Pemberi arah
Dalam aktivitas bersama client (Meeting online/offline, Presentasi profil Digitaly, Penawaran Audit Digital)
Tujuan
- Membuat klien merasa nyaman & dipahami
- Menggali masalah bisnis secara lebih dalam
- Mengarahkan klien ke Audit Sobat Digital (Level 0)
Output Sistem
- Slide Presentasi Profil Digitaly
- Notulen meeting
- Penawaran Audit Digital
- Jadwal follow-up
KPI yang Bisa Dipantau
- Rasio meeting → audit deal
- Waktu follow-up
- Tingkat respons klien setelah meeting
Catatan Penting
- Jangan terlalu banyak bicara tentang diri sendiri
- Lebih banyak bertanya daripada menjelaskan
- Hindari langsung menawarkan paket besar
- Fokus arahkan ke Audit dulu
4. Audit Sobat Digital
Ini adalah tahap paling penting dalam sistem Digitaly.
Audit bukan sekadar analisis teknis — ini momen klien merasa didengar secara serius.
Di tahap ini:
- Klien mengisi form audit atau wawancara langsung
- Digitaly menggali kondisi digital saat ini
- Data dikumpulkan sebelum memberi solusi
Audit adalah fondasi.
Tanpa audit yang jujur, semua rekomendasi akan lemah.
Tujuan
- Memahami kondisi real bisnis klien
- Mengidentifikasi gap digital
- Menemukan peluang & risiko
- Membangun trust berbasis data, bukan opini
Output Sistem
- Form Audit Digital lengkap
- Catatan wawancara
- Screenshot data (jika perlu)
- Ringkasan temuan utama
KPI yang Bisa Dipantau
- Waktu penyelesaian audit
- Kelengkapan data audit
- Rasio audit → lanjut ke laporan
Catatan Penting
- Jangan langsung memberi solusi di tengah audit
- Dengarkan sampai selesai
- Validasi jawaban klien
- Hindari menyudutkan atau menyalahkan
- Audit bukan untuk “mencari kelemahan”, tapi untuk menemukan titik awal perjalanan.
5. Laporan Audit & Rekomendasi
Tahap ini adalah momen “aha moment” bagi klien.
Mereka mulai melihat gambaran utuh posisi digital bisnisnya.
Digitaly menyampaikan:
- Hasil audit
- Analisis objektif
- Roadmap awal
Bukan menakut-nakuti, tapi memberi kejelasan.
Tujuan
- Mengubah data menjadi insight
- Memberi arah yang realistis
- Membuat klien merasa punya peta perjalanan
- Mempersiapkan dasar penawaran
Output Sistem
- Berkas Laporan Audit (PDF)
- Roadmap singkat Level Journey
- Slide presentasi (jika dipresentasikan)
KPI yang Bisa Dipantau
- Rasio laporan → penawaran deal
- Feedback klien terhadap laporan
- Waktu penyampaian laporan
Catatan Penting
- Laporan harus jelas, sederhana, dan actionable.
- Jangan terlalu teknis
- Gunakan bahasa manusia
- Jangan over-analisis
- Tutup dengan arah langkah berikutnya
6. Penawaran
Tahap ini adalah fase transisi dari konsultasi ke kerja sama.
Penawaran di Digitaly bukan template generik.
Penawaran disusun berdasarkan hasil audit.
Artinya:
- Tidak semua klien dapat paket yang sama
- Proposal dibuat sesuai kebutuhan
Klien harus yakin dengan arah langkah eksekusi
Tujuan
- Menghubungkan hasil audit dengan solusi
- Menjelaskan ruang lingkup kerja
- Menyampaikan timeline & ekspektasi
- Menutup deal secara elegan
Output Sistem
- Proposal Khusus (hasil audit)
- Breakdown level Journey
- Timeline kerja
- Estimasi fee
KPI yang Bisa Dipantau
- Conversion rate audit → deal
- Waktu respons klien
- Jumlah negosiasi ulang
Catatan Penting
- Jangan diskon tanpa strategi
- Jangan terlalu cepat follow-up agresif
- Pastikan semua scope tertulis
- Tegaskan ekspektasi sejak awal
- Penawaran bukan soal memaksa, tapi soal membuat klien merasa keputusan ini logis.
7. Deal & Kontrak
Tahap ini adalah momen ketika klien memutuskan untuk bekerja sama dengan Digitaly. Keputusan ini biasanya terjadi setelah klien merasa dipahami, punya arah digital dan percaya dengan pendekatan Digitaly.
Di tahap ini, Digitaly mengubah kesepakatan verbal menjadi kesepakatan formal melalui dokumen kerja sama.
Proses ini meliputi:
- Penandatanganan Surat Perjanjian Kerja Sama (SPK)
- Pengiriman invoice
- Konfirmasi pembayaran
Klien harus merasa bahwa kerja sama ini aman dan profesional.
Tujuan
- Mengunci kesepakatan kerja secara resmi
- Menjelaskan scope kerja secara jelas
- Menghindari kesalahpahaman di kemudian hari
- Memberi rasa aman kepada kedua belah pihak
Output Sistem
- Dokumen SPK / Kontrak Kerja Sama
- Invoice pembayaran
- Konfirmasi pembayaran
- Catatan project di sistem internal
KPI yang Bisa Dipantau
- Waktu dari penawaran → deal
- Waktu pembayaran invoice
- Rasio proposal → deal
Catatan Penting
- Jangan mulai kerja sebelum pembayaran awal jelas
- Pastikan scope kerja di kontrak sesuai proposal
- Hindari kesepakatan tambahan yang tidak tertulis
- Semua dokumen disimpan di sistem project
- Kontrak bukan untuk “mengikat keras”, tapi untuk menjaga kejelasan kerja sama.
8. OnBoarding
Onboarding adalah tahap di mana klien mulai masuk ke dalam sistem kerja Digitaly.
Di tahap ini, Digitaly membantu klien memahami: bagaimana proyek akan berjalan, apa saja yang akan dikerjakan & apa yang diharapkan dari kedua pihak.
Onboarding yang baik akan membuat klien merasa:
- tidak bingung
- tidak khawatir
- tidak kehilangan arah
Klien harus merasa Jelas & Aman.
Tujuan
- Menyamakan ekspektasi kerja
- Menjelaskan roadmap perjalanan digital klien
- Menentukan timeline kerja
- Menetapkan KPI atau indikator keberhasilan
Output Sistem
- Dokumen GoDigital Journey klien
- Timeline kerja
- KPI atau target project
- Catatan onboarding meeting
KPI yang Bisa Dipantau
- Kelengkapan data klien
- Kejelasan timeline project
- Respons klien setelah onboarding
Catatan Penting
- Jangan terlalu teknis di awal
- Pastikan klien benar-benar memahami proses
- Jelaskan juga peran klien dalam project
- Semua akses (akun, data, dll) harus dikumpulkan di tahap ini
- Onboarding bukan hanya penjelasan teknis, tapi juga membangun kepercayaan awal dalam project.
9. Eksekusi & Progress
Ini adalah tahap di mana roadmap yang telah disepakati mulai dijalankan.
Tim Digitaly mulai mengeksekusi strategi sesuai level perjalanan digital klien, seperti:
- pengembangan identitas digital
- pembuatan konten
- optimasi platform
- aktivitas marketing digital
Eksekusi dilakukan secara bertahap sesuai roadmap level GoDigital Journey.
Klien harus merasa bahwa proyeknya benar-benar berjalan.
Tujuan
- Mengimplementasikan roadmap digital yang telah disepakati
- Menciptakan progress nyata yang bisa dirasakan klien
- Menjaga komunikasi transparan selama project berjalan
- Menghubungkan setiap aktivitas dengan tujuan bisnis klien
Output Sistem
- Roadmap kerja setiap level
- Progress report berkala
- Dokumentasi aktivitas project
- Catatan refleksi bulanan
KPI yang Bisa Dipantau
- Progress terhadap timeline
- Kualitas output project
- Respons klien terhadap progres
- Konsistensi update laporan
Catatan Penting
- Update progres harus rutin
- Hindari bekerja tanpa komunikasi
- Jangan menunda revisi yang jelas
- Setiap aktivitas harus terhubung dengan tujuan bisnis
- Eksekusi bukan sekadar “mengerjakan tugas”, tapi menjalankan strategi yang terarah.
10. Monitoring & Report
Setelah eksekusi berjalan, Digitaly tidak hanya berhenti pada aktivitas.
Tahap Monitoring & Report memastikan bahwa setiap aktivitas digital yang dilakukan diukur, dianalisis, dan dihubungkan dengan tujuan bisnis klien.
Di tahap ini Digitaly:
- mengumpulkan data performa
- menganalisis hasil aktivitas digital
- menyampaikan laporan secara berkala kepada klien
Monitoring membantu klien melihat perkembangan nyata dari kerja sama yang dilakukan.
Klien merasa usaha digitalnya bergerak dan menghasilkan perkembangan.
Tujuan
- Mengukur efektivitas aktivitas digital yang telah dijalankan
- Memberikan transparansi kepada klien mengenai hasil kerja
- Menghubungkan data digital dengan perkembangan bisnis klien
- Menjadi dasar evaluasi dan perbaikan strategi berikutnya
Output Sistem
- Berkas laporan eksekusi
- Data performa digital (traffic, engagement, leads, dll)
- Analisis singkat hasil aktivitas
- Insight dan rekomendasi lanjutan
KPI yang Bisa Dipantau
- Perkembangan metrik digital
- Konsistensi laporan berkala
- Respons klien terhadap laporan
Catatan Penting
- Jangan hanya menyampaikan angka
- Jelaskan arti dari data tersebut
- Hubungkan hasil dengan tujuan bisnis
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami klien
- Monitoring bukan sekadar laporan angka, tetapi cerita perkembangan perjalanan digital klien.
11. Handover & Closing
Tahap ini merupakan penutup resmi dari sebuah proyek atau fase perjalanan digital klien. Digitaly tidak mengakhiri kerja sama secara tiba-tiba, tetapi menutupnya dengan cara yang rapi, profesional, dan berkesan.
Beberapa aktivitas yang dilakukan:
- serah terima hasil pekerjaan
- dokumentasi proyek
- pengiriman berita acara serah terima (BAST)
- penyampaian ucapan terima kasih
Penutupan yang baik akan meninggalkan kesan positif bagi klien.
Klien merasa bahwa perjalanan digitalnya sudah punya fondasi untuk berkembang lebih jauh.
Tujuan
- Menyelesaikan proyek secara resmi dan profesional
- Menyerahkan seluruh hasil kerja kepada klien
- Memberikan dokumentasi yang jelas atas pekerjaan yang telah dilakukan
- Menjaga hubungan baik setelah proyek selesai
Output Sistem
- Berita Acara Serah Terima (BAST)
- Dokumen hasil pekerjaan
- Sertifikat program (jika ada)
- Surat ucapan terima kasih
KPI yang Bisa Dipantau
- Kelengkapan dokumen serah terima
- Feedback klien terhadap hasil kerja
- Potensi kerja sama lanjutan
Catatan Penting
- Pastikan semua file dan aset diserahkan dengan rapi
- Jangan meninggalkan pekerjaan yang belum jelas
- Dokumentasi harus lengkap
- Tutup komunikasi dengan sikap profesional dan hangat
- Closing yang baik bukan akhir hubungan, melainkan awal peluang kerja sama berikutnya.
12. Relationship & Upscale
Tahap ini adalah fase menjaga hubungan jangka panjang dengan klien setelah proyek selesai. Digitaly tetap hadir sebagai partner yang peduli terhadap perkembangan bisnis klien, meskipun proyek utama telah selesai.
Aktivitas yang dilakukan antara lain:
- mengirim newsletter atau insight bisnis secara berkala
- memberikan update tren digital
- menawarkan peningkatan level perjalanan digital
- menjalankan program referral
Hubungan yang terjaga dengan baik dapat membuka peluang kolaborasi di masa depan. Klien merasa bahwa Digitaly tidak hanya hadir saat proyek berjalan, tetapi juga peduli terhadap perkembangan mereka setelahnya.
Tujuan
- Menjaga hubungan baik dengan klien
- Memberikan nilai tambah secara berkelanjutan
- Membuka peluang kerja sama lanjutan
- Mengembangkan jaringan melalui referral
Output Sistem
- Newsletter atau update insight digital
- Catatan hubungan klien
- Penawaran upgrade level journey
- Program referral klien
KPI yang Bisa Dipantau
- Tingkat respons terhadap newsletter
- Jumlah referral dari klien
- Klien yang naik level program
- Hubungan komunikasi yang tetap aktif
Catatan Penting
- Jangan hanya muncul saat ingin menjual
- Berikan insight yang benar-benar bermanfaat
- Jaga komunikasi tetap manusiawi
- Rawat hubungan seperti partner, bukan sekadar pelanggan
- Relationship bukan sekadar follow-up, tetapi membangun ekosistem bisnis yang saling mendukung.